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上司、同僚、部下からリファレンスチェックの回答を依頼された時に注意すべき4つのこと

thumnail

会社の同僚や上司から「今、転職活動をしていて上司の方に私の人柄や経歴などを評価いただくリファレンスチェック依頼を受けた。もしよければ、協力してもらえないか」という相談を受けたことはありますか。恐らく転職者様も回答する推薦者様もリファレンスチェックを依頼されたこと自体初めて、あるいは、聞いたこともないというケースが多いと思います。本記事では「同僚からリファレンスチェックを依頼された時に注意すべきこと」という観点で推薦者様向けにリファレンスチェックを紹介します。

そもそもリファレンスチェックとは

「リファレンスチェック」とは、「身元照会」「経歴照会」「推薦」の意味で使われ、企業が中途採用の際に信用調査の一環として、前職への在籍期間や実績、人物像などを第三者に照会を行うことを意味します。応募書類の内容と事実に違いがないか、また書類選考や採用面接だけではわからない求職者の人物像や、前職での仕事ぶりを確認することで、採用側のリスクを軽減することが目的とされます。 また、採用候補者様にとっては、面接では伝えきれない普段働いている自分の姿を第三者から伝えてもらえるため、自分自身の転職成功に繋がります。言い換えると、第三者にこれまでの仕事内容や人柄を確認することで、書類や面接時の姿と実際の姿とのギャップを減らし、採用企業様と候補者様、双方のリスクを低減させるのが主な目的です。

知っておくべき4つのポイント

実際にリファレンスチェックを回答する際に、知っておくべきポイントがいくつかございます。あなたの回答内容や対応方法によっては依頼元の同僚や上司、あるいは部下の方のキャリアに大きく影響を与える可能性がありますので、ぜひ参考にしてみてください。

リファレンスチェックの取得パターン

リファレンスチェックといっても、いくつかの取得方法があります。推薦者様にとっては取得方法が変化しても大きく対応方法が変わる訳ではないのですが、予め理解しておくことをお勧めしております。

  1. 採用候補者様自身にリファレンス先(推薦者様)の提出を求めるケース

企業様が候補者様に複数名のリファレンス先の提出を求め、承諾した候補者様は自分の推薦者様をリストアップします。提出されたリストをもとに企業側から連絡をとりますが、電話や面会で直接話をする方法だけではなく、候補者様がリファレンス先から預かった推薦状を提出してもらうなど、書面で情報を確認する方法もあります。リファレンス先は、候補者様と仕事で関わっていた関係者が対象であり、求職者の人となりをよく知っていたとしても、家族や大学時代の恩師などは仕事関係者ではないため対象外となることが多いでしょう。当然ですが、候補者様にリファレンス先へ事前説明と許可をとってもらう必要があり、承諾を取り付けた後に連絡先や氏名などをまとめて応募企業に提出してもらいます。

  1. 企業自らリファレンス先を探すケース

候補者様からはリファレンスチェックを行うことに対して同意だけ得て、リファレンス先は企業様が主体となって探すケースもあります。企業様から候補者様にリファレンス先を伝えずにチェックをしていく手法です。 このケースの場合、候補者様の承諾は得ていても、それは応募企業と候補者様の間のみの合意であり、リファレンス先と候補者様の間にはなんの約束も合意なされておらず、本人の許可を得ていない状態では、リファレンス先が候補者様の情報を話すことは違法になることもあるため、調査しても教えてもらえないこともあります。

リファレンスチェックの種類(電話、メール、リファレンスチェックサービス)

リファレンスチェックの種類は大きく分けて3つあります。まず1つ目は電話で直接インタビューする手法です。2つ目はメールです。こちらは、採用企業がリファレンス先を探す場合も、採用候補者が自分で探す場合も、リファレンスを取る方にメールで内容を送るということになります。最後にリファレンスチェックのサービスを利用することです。現在では、いくつかの会社がこの様なリファレンスチェックサービスを作っていて、オンライン上で完結するものもございます。

強み・弱みは本音で伝えること。嘘はつかないこと。

「リファレンスチェックを依頼されること=採用候補者様から信頼されている」ということです。候補者から依頼された際に推薦者様の方は「弱みなどを可能な限り隠して、良い部分だけを伝えよう」と思ってしまうかもしれません。ただ、本当に採用候補者のことを考えるのであれば、強みも弱みも全て本音で伝えるべきです。そうすることによって、候補者の転職失敗を未然に防ぐことができ、入社後、安心して働ける環境作りの一助になることは間違いないです。また、リファレンスチェックは大体2名以上にヒアリングをすることが多いため、その2名が全く違った回答をしていた場合、候補者に対する不信感にも繋がりかねません。だからこそ、推薦者様は素直に採用候補者のことを企業担当者に伝えるべきです。

リファレンスチェックは本人同意が前提

実は、リファレンスチェックは取得方法によっては個人情報保護法に抵触する可能性があります。平成27年に個人情報保護法が改正され、平成29年5月30日から全面施行となりました。具体的には「人種」「信条」「社会的身分」「病歴」「前科・前歴」「犯罪被害情報」などが「要配慮個人情報」の範囲内となり、もし該当する情報を取得する場合は、事前に本人による承諾が必要となります。そのため、採用担当者様が事前に採用候補者様からリファレンスチェックへの同意を取得していない状況で、推薦者様が回答してしまった場合、該当企業も推薦者様も違法となる可能性があります。もし、採用候補者様からの共有が何もない状況で採用担当者様から「○○様の経歴確認をさせていただきたい」などの連絡があった場合は、「○○様からリファレンスチェック取得の同意は取られておりますか」と確認することをおすすめします。

まとめ

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日本で着々と話題になってきているリファレンスチェックについて事前に知っておくべきポイントをまとめました。リファレンスチェックは「推薦者様が正しく回答すること」で、候補者様の転職成功に繋がる可能性を秘めている採用手法となっております。候補者様から協力依頼された時には少し驚いてしまうかもしれませんが、上記を参考に対応いただければと思います。