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採用選考でリファレンスチェックを依頼された時に知っておくべき4つのポイント

thumnail

面接を前に控えたあなたに「リファレンスチェックを実施します」と会社の担当者に言われたがよくわからない。もしくは、あなたが会社の人事ならば、せっかく人を採用したのに、想像していた人物像と違った。履歴書に書いてあるほど優秀ではなかった。社内の雰囲気と合わずにすぐに辞職してしまった。そういった経験ございませんか。 あなたがそのどちらであっても、リファレンスチェックについて正しく理解する必要があります。人事はあなたのありのままの姿をみて、一緒に働けるか判断したいと考えています。しかし面接に臨む時、多くの転職者様はありのままの姿を出すことなく、理想の自分を作り上げてしまうこともしばしばあります。そこで今回は、候補者様本人ではなく、本人をよく知る第三者による評価を元に採用の判断をする「リファレンスチェック」についてまとめていきます。

そもそもリファレンスチェックとは

最近話題になってきているリファレンスチェック、元の英語を日本語に直すと、「身元照会」という意味になります。定義的に説明をすると、本人の経歴や人柄など、面接など瞬時にはわかりずらい情報を第三者に照会するということになります。

リファレンスチェックとは何か

採用という視点からリファレンスチェックについて見て行きたいと思います。海外では当たり前となっているリファレンスチェックですが、日本ではまだそこまで浸透していません。リファレンスチェックとは具体的にどのような採用手法なのでしょうか。 リファレンスチェックというのは、上述の通り、本人ではなく、第三者による照会・評価によって、より精度の高い採用を行っていくというものです。これにより、採用後のミスマッチ、離職率などリスクを下げる可能性があると言えるでしょう。 あなたが面接を受ける人であれば、「リファレンスチェックでお見送りにされるのではないか」と不安に思ってしまうかもしれませんが、リファレンスチェックは転職者様にとってもメリットがある採用手法です。リファレンスチェックの目的のを正しく理解することでこの不安を解消することができます。

リファレンスチェックを実施する目的

リファレンスチェックの目的は、企業の経営リスクを軽減することです。企業が人を採用するというのは多額のお金が動くケースが多いです。多額のお金をかけて人を採用したのに、「実際に働いてみたら面接の時とイメージが違った」「すぐに離職してしまった」などの問題があると台無しになってしまううこともございます。ここでいう「採用リスク」というのは面接時に来る人の情報や経歴などと実際の情報に差異がないかどうかということです。もし面接官に言いずらいことなどがあっても聞かれたことに関して正直に話すことで、採用側、採用される側共に、精度の高い面接になると言えるでしょう

リファレンスチェックの知っておくべき4つのポイント

リファレンスチェックをうまく利用していくためにには抑えておくべきポイントがいくつかあります。今回は5つに絞って紹介いたします。

リファレンスチェックの実際のフローとは?

はじめにリファレンスチェックを実際に実施する上でのフローを確認して行きましょう。今回は、採用担当者様が推薦者様(採用候補者様の同僚・上司など)に直接連絡を取り、質問をするリファレンスチェックの手法におけるフローを紹介いたします。

  1. 人事担当者様が採用候補者様に対し、リファレンスチェックをする旨を伝え、了承を得る。
  2. 採用候補者様がリファレンスチェックを依頼する推薦者様を決め、連絡先を人事担当者様に共有する。
  3. 採用担当者様よりリファレンスチェックを行う推薦者様に対して人と連絡を取り、リファレンスチェックを実施する。

リファレンスチェックをする際の推薦者の選び方

リファレンスチェックする際の推薦者様の選び方について紹介いたします。前提として、リファレンスチェックは「一緒に働いたことのある同僚や上司に依頼する」ことが重要です。もし、あなたの人となりをよく知っていたとしても、家族や大学時代の恩師などは仕事関係者ではないため対象外となることが多いです。また、当然ですが、求職者にリファレンス先へ事前説明と許可をとってもらう必要があり、承諾を取り付けた後に連絡先や氏名などをまとめて応募企業に提出してもらいます。

リファレンスチェックはどんな人に依頼すべきか

上司や同僚の関係性の中でも、どのような関係者に依頼すべきなのでしょうか?例えば、あなたが新卒で入社した会社から初めての転職をする際に、応募していた企業様からリファレンスチェックの取得依頼を受けたとしましょう。「まだ誰にも転職することを話していないため、関係性が薄く、利害関係のない他部署の○○さんに依頼しよう」と考え、「あなたの理解度が低い」推薦者様に依頼することはあまりお勧めできません。何故ならば、上述の通り、リファレンスチェックは「応募企業様にあなたのことを正しく理解してもらう」ための採用手法となっております。そのため、もし可能なのであれば、「今、同じ部署で働いている同僚や上司」あるいは「以前、同じ部署で働いたことのある同僚や上司」に依頼することをお勧めいたします。

リファレンスチェックはどのように依頼すべきか

あなたが推薦者様にリファレンスチェックを依頼するときには、転職する旨を伝え、その面接にリファレンスチェックが必要だからとお伝えする必要があります。ただ、推薦者様もリファレンスチェックを依頼されることが初めて、という可能性がございます。そのため、本記事を参考に「そもそもリファレンスチェックとは何か」からお伝えし、依頼することをお勧めします。依頼方法の一例を下記にてまとめますので、参考にしてみてください。

現在、今後のキャリアを考えて他社の話を聞いており、相互理解のために上司の方に私の人柄や経歴などを評価いただくリファレンスチェック依頼を受けました。急なご依頼で恐縮ですが山田さんに私のリファレンスチェックへの回答をお願いできますでしょうか。もし、よろしければ、山田さんのメールアドレスと電話番号を企業様に共有させていただきます。

リファレンスチェックについてよくある質問事例

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日本ではあまり普及していないリファレンスチェックなので、疑問点がたくさんあるかと思います。その中でも特によくある質問が「リファレンスチェックは違法性はないのか」というものです。それ以外にも参考となる情報をまとめましたので、ご確認ください。

リファレンスチェックの違法性は?

リファレンスチェックを行う上で、違法になるケースも実際にあります。採用候補者様の了承を得ずに個人情報を取得した場合は個人情報保護法に抵触する可能性がございます。例えば、採用担当者様が「今、選考中の○○様が勤めているA社に知り合いがいるので、その知り合いに○○様の評判を聞いてみよう」と考え、インタビューを実施した場合、A社の採用担当者様と回答してしまった知り合いの方のいずれも法律上、違法という判断になる可能性がございます。ただ、、採用担当者まが候補者様本人の了承を取得した上で実施するリファレンスチェックを行うことは何の問題もありません。

リファレンスチェックは拒否できるの?

リファレンスチェックを実施したくないと考える採用候補者様もいらっしゃるかと思います。本人の了承を得ていないとリファレンスチェックは違法になることから、拒否することは可能です。しかし、拒否するということはあなたの過去に何か問題があったのではないか?と採用担当者様は考えてしまう可能性があります。そのため、拒否してしまうと、面接を突破することは限りなく難しくなるでしょう。過去に問題があっても、正直に打ち明け、受け入れてもらうことが重要ではないでしょうか。

リファレンスチェック=転職成功に繋がる

リファレンスチェックは中途採用の際に多く使われます。というのも、中途採用だと、前働いていた会社などがはっきりとわかることから、採用候補者の信憑性の高い情報が集まりやすいのです。リファレンスチェックをうまく利用すれば、採用企業様はミスマッチをなくすことができ、採用候補者様はたとえ面接がうまくいかなかったとしても、今までの実績や同僚からの信頼を元に採用判断を受けることができます。

まとめ

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日本で着々と話題になってきているリファレンスチェックについて事前に知っておくべきポイントをまとめました。リファレンスチェックは「正しく理解し、正しい推薦者様に依頼すること」で、転職成功に繋がる可能性を秘めている採用手法となっております。初めて依頼された時には少し驚いてしまうかもしれませんが、人事担当者様は採用候補者様を疑っている訳ではなく、「採用候補者様をより理解したい」と考えていることは覚えておくと良いかもしれません。