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今注目されているリファレンスチェックという採用手法とは

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従来の日本の採用は、新卒一括採用という手段で個性や特徴よりも労働集約型のビジネスにおいて活躍できるかという視点で大量に人を採用しておりました。ただ、労働人口が確実に減少し、今よりもフリーランスや副業など多様な働き方が当たり前になるため、大量に採用することが難しくなることが想定されております。そのため、限られた労働人口の中で採用企業様側、候補者様がお互いに「失敗しない、ミスマッチのない採用」を大事にしていくことが採用成功に繋がり、企業の事業成長にも繋がると言えます。このような状況において、国内外、企業の大小問わずで注目されているのが「リファレンスチェック」です。今回はリファレンスチェックが実際にどのように実施されているのか、なぜ注目されているのか、を紹介していきます。

リファレンスチェックとは

「リファレンスチェック」とは、「身元照会」「経歴照会」「推薦」の意味で使われ、企業が中途採用の際に信用調査の一環として、前職への在籍期間や実績、人物像などを第三者に照会を行うことを意味します。応募書類の内容と事実に違いがないか、また書類選考や採用面接だけではわからない求職者の人物像や、前職での仕事ぶりを確認することで、採用側のリスクを軽減することが目的とされます。 また、採用候補者様にとっては、面接では伝えきれない普段働いている自分の姿を第三者から伝えてもらえるため、自分自身の転職成功に繋がります。言い換えると、第三者にこれまでの仕事内容や人柄を確認することで、書類や面接時の姿と実際の姿とのギャップを減らし、採用企業様と候補者様、双方のリスクを低減させるのが主な目的です。

リファレンスチェックの取得方法

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リファレンス取得先

  • 採用候補者様自身にリファレンス先(推薦者様)の提出を求めるケース

企業様が候補者様に複数名のリファレンス先の提出を求め、承諾した候補者様は自分の推薦者様をリストアップします。提出されたリストをもとに企業側から連絡をとりますが、電話や面会で直接話をする方法だけではなく、候補者様がリファレンス先から預かった推薦状を提出してもらうなど、書面で情報を確認する方法もあります。リファレンス先は、候補者様と仕事で関わっていた関係者が対象であり、求職者の人となりをよく知っていたとしても、家族や大学時代の恩師などは仕事関係者ではないため対象外となることが多いでしょう。当然ですが、候補者様にリファレンス先へ事前説明と許可をとってもらう必要があり、承諾を取り付けた後に連絡先や氏名などをまとめて応募企業に提出してもらいます。

  • 企業自らリファレンス先を探すケース

候補者様からはリファレンスチェックを行うことに対して同意だけ得て、リファレンス先は企業様が主体となって探すケースもあります。企業様から候補者様にリファレンス先を伝えずにチェックをしていく手法です。 このケースの場合、候補者様の承諾は得ていても、それは応募企業と候補者様の間のみの合意であり、リファレンス先と候補者様の間にはなんの約束も合意なされておらず、本人の許可を得ていない状態では、リファレンス先が候補者様の情報を話すことは違法になることもあるため、調査しても教えてもらえないこともあります。

  • リファレンスチェックサービス

リファレンスチェックは採用担当者様が自身でヒアリングする方法以外にも、外部サービスを使ってリファレンスレポートを取得する方法もあります。大きく区分すると下記3つのサービスがあります。

種類 金額 料金体系
調査調査会社 100,000円〜 1件あたり
オンラインリファレンスチェック 20,000円〜 1件あたり/月額(一部サービスのみ)

依頼対象者

採用の失敗が会社の命取りになる可能性が高いという意味で対象は幹部クラスの採用時に行うことが多いですが、スタッフレベルの採用時に行う企業もあります。多くの企業が「採用失敗した際のリスクが高い」候補者をリファレンスチェックの実施対象としています。ただ、海外の場合、全ての候補者に実施しているケースが多いです。理由としては、短期離職が発生した際の発生するコストはどんな職種・職位であっても多くの費用がかかるからです。例えば、年収600万円の社員が短期で退職した際に発生するコストは300万程度(紹介手数料・採用/引き止め時の人件費・教育/研修費用など)と言われております。そのため、日系企業においても職種や年収など関わらずにリファレンスチェックを実施しているケースが増えていきております。

実施タイミング

実施タイミングは明確に決まっておらず、実施する目的によって異なります。書類選考の段階で行う企業もあれば、内定後に実施する企業もあり、実施タイミングごとの目的・メリット・デメリットは以下になります。

フェーズ 目的
書類選考時 面接前のスクリーニング強化により採用効率化
最終面接前 面接での見極め力向上
内定前 経歴確認などのネガティブチェック

リファレンスチェックの一般的な質問内容

リファレンス先の人選だけでなく、リファレンスチェックでの質問内容も重要です。推薦者様も通常の業務をしながら対応しなければならないので、多くの時間をとってもらうことは難しいでしょう。例えば、電話で取得する場合、どうやって短時間で重要な情報を取得できるかが肝になってくると言えます。そのため、一般的には下記のように事前に質問を用意し、チェックシートを設けてリファレンスチェックを実施されている企業様が多いです。

質問事例
口頭での意思伝達能力は優れているか
文章によるコミュニケーション能力は優れているか
社内の人間関係
リーダーシップのある行動ができるか
短期計画適応能力は優れているか
長期計画適応能力は優れているか
マネージメント能力は優れているか
会計スキルは優れているか
技術スキルは優れているか
生産性は高いか
意思決定能力はあるか
危機管理能力はあるか
普段から時間意識を持てているか
物事を成し遂げる力はあるか
忍耐力はあるか
当時の依頼者の業務内容について教えてください
依頼者の組織の中で働く適正、仕事に対する責任感に関する評価を教えてください。
依頼者の最も貢献した実績を教えてください。
依頼者は、どのくらいの収入を得ていたか教えてください
平均して月に何日くらい欠勤していたか教えてください
依頼者の強み (長所) を教えてください
依頼者の弱み (短所) を教えてください
緊急業務が発生した場合、依頼者は期限内に仕上げるためにどのような手段をとっていたか教えてください
依頼者は仕事上、どのようなタイプの人物の対応に苦労していたか教えてください
もう一度依頼者と一緒に働きたい (雇いたい) と思いますか。また、その理由も教えてください
依頼者から辞めると聞いた時、引き止めましたか。また、その理由も教えてください
社内で何番目に優秀か教えてください。

なぜ今、リファレンスチェックが注目されているのか。

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面接では見えない強み・弱みを理解する採用手法

面接で知れる候補者の情報は本当に少なく、現在、日本の採用ではを面接に加えて、適性検査などを頼りに採用活動をしている企業がほとんどです。ただ、リファレンスチェックは、「候補者の働きぶり」「強み・弱み」「業務の専門性」を一緒に働いたことのある上司・同僚・部下・顧客などからヒアリングすることができ、つまりリファレンスチェックは履歴書・職務経歴書・面接・適性検査だけでは取得することのできない情報を事前に取得し、「面接では見えない採用候補者の強み・弱み」を正しく理解して面接を実施することができるのです。

入社前後の期待値を正しくすることで採用失敗を防ぐ

企業が採用失敗を実感するケースのほとんどは「面接で嘘を付いていた(=経歴詐称・実績など)」か「思っていたより活躍しなかった」の2つに当てはまります。リファレンスチェックは面接での嘘を「見抜く」だけではなく、候補者の本当の姿を「理解する」ことができ、入社する前から「○○は得意だが、××は不得意」ということを現場が事前に知ることができます。そのため、「面接では非常によかったのに、実際に働いてみたら想定よりも仕事ができない」という期待値のズレによるミスマッチを防ぐことで採用失敗の可能性を軽減することができると言えるでしょう。

今やアメリカ、中国、ヨーロッパでは当たり前の採用文化

実は10年以上前から海外ではリファレンスチェックは当たり前の採用文化となっていて、アメリカの採用においては、7割以上の企業がリファレンスチェックを必ず実施してると言われています。ヨーロッパでも、中国でもリファレンスチェックは当たり前に実施されている一方、日本だとほとんどの企業がリファレンスチェックを実施していません。日本で普及していない理由はいくつかありますが、やはり終身雇用の文化が根付いており、転職を複数回経験している採用候補者がいなかったからだと考えられています。トヨタなど日本のトップ企業が言っているように終身雇用の文化は終わり始めています。そのため、これからは転職回数を重ねている採用候補者、フリーランス、副業など多様性のある雇用が進んでいくと言えるでしょう。だからこそ、形だけの経歴で判断するのではなく、「正しい努力をしてしてきて、どんな環境でも実績を出していた人」を採用するためにもリファレンスチェックは必要になると言えます。

参考事例として、海外の具体的なサービスと市場について紹介します。アメリカで有名なリファレンスチェックサービスは「Checkstar」「SkillSurvey」。「Checkstar」は日本円にして100億円程度資金調達をしている企業で、1万社以上の顧客に毎月約100万回のリファレンスチェックレポートを提供しています。主な顧客にはUberやinstacart、GRUBHUB、lyftなど、世界的に有名な企業が名を連ねています。 中国では テンセントグループ発の「較真技術」が注目を浴びています。中国には100社以上のリファレンスチェックサービスが存在しており、レッドオーシャンの市場となっています。そのような市場で「較真技術」はテンセントグループ内のベンチャーキャピタル内にある起業チームからスタートしたことで認知されました。この会社は中国の公安・銀行・教育期間と連携し、候補者の信頼を測るプラットフォームを提供しています。 英国では、「PASS Technology」という2019年に大型の資金調達を実施した企業が有名です。英国は3200万人の雇用者の内350万人が英国国籍を持たないため、不法就労者を見抜けないケースが多く、ネガティブチェックの意味合いが非常に強いサービス提供を実施しているようです。

本質的には採用候補者・企業の双方にメリットがある

現在、日本では「リファレンスチェック=ネガティブ」と認識している人が多いです。何故なら、「リファレンスチェック=嘘を見抜く、経歴を確認する」という意味合いで浸透しているためです。ただ、海外で行われている事例や国内で現在リファレンスチェックをしている企業は「採用候補者の理解度を高める」ために実施しています。つまり、採用候補者にとっては「面接ではアピールしにくい強み」を第三者から事実ベースで伝えることができるため、しっかりと仕事をしてきた方、職務経歴書や履歴書で嘘を付いていないのであれば、メリットがあります。(当然、面接では伝えていない弱みの露呈にも繋がります)

リファレンスチェックを実施するメリット

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企業にとってのメリット

  • 第三者からの情報を得ることで採用ミスマッチを減らすことができる

リファレンスチェックは経歴詐称や虚偽を見抜くことができますが、それ以上に、自社が求めている人材にマッチするかどうかが重要となります。特性や特質、職務遂行能力などは、求職者本人が認識しているものと、第三者からの評価が良くも悪くも一致しているとは限りません。 リファレンスチェックにより第三者からの評価情報が複数加わることで、求職者の特徴をより正確に把握し、企業が求めている人材とマッチするかどうか検討ができ、企業と求職者のミスマッチを防ぐことができます。

  • 採用判断の後押し

リファレンスチェックは第三者からの評価が情報源であるため、 候補者が周囲から得た信頼と実績を評価できる特徴があります。そのため、面接で判断に悩んだ場合、リファレンスチェックを実施することで判断のエビデンスを取得することができるため、「根拠はないけど、良い人だから採用しよう」という勢い任せの採用判断をなくすことができるでしょう。

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  • 入社後を見据えた採用活動の実現

リファレンスチェックで取得された情報は採用可否の判断だけでなく、個々人の強みや弱みを把握できることから、入社後の部署やチームへの配属決定や戦力化に向けた教育・研修にも活用することができるとも言われています。個々のキャリアや能力・スキルの特徴に応じた導入研修を実施することで、新メンバーと既存メンバー間における摩擦を最小化し、優秀な人材の定着化、適材適所を実現することが可能です。

  • 採用活動の効率化

リファレンスチェックのもう一つの大きな強みは、内定確度の低い候補者様を選考の序盤でスクリーニングできることです。多忙な採用担当者樣にとって、本当に注力すべき候補者と、そうでない候補者を選別することは、採用パフォーマンスに大きく影響することは言うまでもないです。分かりやすい事例を挙げると、リファレンスチェックで取得した採用候補者の場合、面接を1回減らすという運用方法している企業もあり、多くの企業が「活躍している現場リーダー層」か「責任者層」が面接の担当をしています。つまり、リファレンスチェックを実施することで彼らの時間を本業に当てることができます。

採用候補者にとってのメリット

  • 選考における他己PR

リファレンスチェックの手法にもよるが、ネガティブな調査ではなく、候補者様への理解を深めるための調査であり、面接だけでは把握できない 候補者様の強みを知るという目的で実施している企業様も多いようです。 転職活動において、採用候補者様自身が面接の中で企業に100%理解してもらうことは難しいかもしれませんが、だからこそ、リファレンスチェックを介して、自身にとって信頼できる推薦者を複数名用意することで、自分自身の信頼(=リファレンス)を言語化し、PRすることに繋がるため、できる限り多くの推薦者に依頼することこそ、メリットになります。また、企業や実施タイミングにもよるが、リファレンスチェックのみで採用可否を決められることは少ないです。

注意すべきこと

企業担当者が注意すべきこと

  • 採用候補者への案内方法

一番重要なことは「見抜く」ではなく、「理解したい」という目的を伝えることです。ほとんどの方がリファレンスチェックを実際に経験したことがなかったり、言葉そのものを知らない方も多くいます。そのため、リファレンスチェックの概要、実施目的、推薦者の選定方法、依頼方法など、細部まで伝えてないと不信感を持たれてしまうケースもあり、丁寧に案内することが、リファレンスチェック体験の質向上に繋がると言えるでしょう。案内方法の一例を紹介させていただきます。

  • 案内方法の一例 「当社では入社後の入社ミスマッチを軽減することを目的とした候補者様の実績確認や在籍確認を選考の一環でリファレンスチェックを行なっております。リファレンスチェックとは、プライバシーおよび法令を遵守した上で、候補者様に 関する推薦を前職の同僚や上司から推薦していただくことを示します。 推薦は候補者様によって指名された推薦者様より取得いたします。また、取得され た情報は本採用活動でのみ利用され、外部への開示は一切ございません。」
  • 個人情報保護法に抵触しないこと

平成27年に個人情報保護法が改正され、平成29年5月30日から全面施行となりました。具体的には「人種」「信条」「社会的身分」「病歴」「前科・前歴」「犯罪被害情報」などが「要配慮個人情報」の範囲内となり、もし該当する情報を取得する場合は、事前に本人による承諾が必要となります。また、この法律には「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」も含まれており、金融分野において「機微情報(センシティブ情報)」に該当する情報については「原則として、取得、利用又は第三者提供禁止」となっているため、履歴書・職務経歴書の内容以上の調査には注意が必要とのことです。  ※参考情報※ 厚生労働省:個人情報保護法の改正概要 ( link ) 弁護士法人 三宅法律事務所:改正個人情報保護法:機微(センシティブ)情報と要配慮個人情報(規定例も紹介)(3月26日修正版)(link)

採用候補者様が注意すべきこと

  • リファレンスチェックを拒否すると選考辞退に繋がる可能性もある

多くの会社が「リファレンスチェック=選考の一環」という定義の中でリファレンスチェックを実施しています。例えば、SPIや適性検査を拒否するのと同じようにリファレンスチェックを拒否することは選考そのものを辞退することに繋がります。

  • 対応スピードの速さも選考の評価に繋がる

リファレンスチェックは依頼〜取得までのフロー全てが選考に影響すると考えた方が良いでしょう。例えば、企業様がリファレンスチェックを依頼しているのに、「一向に推薦者を紹介してくれない」、または、「紹介した推薦者と連絡が取れない」などの事態が発生した場合、入社後、業務を任した場合、同じような対応方法を取るのでは無いか、と考える人事様もいらっしゃるようです。一方で、依頼されてから取得に到るまでのスピードが早い場合、ポジティブな影響を与える可能性が高いため、応募企業からリファレンスチェックを依頼された場合、もし可能であれば、即日対応することが望ましいです。

推薦者者が注意すべきこと

  • 強み・弱みは本音で伝えること。嘘はつかないこと。

「リファレンスチェックを依頼されること=採用候補者様から信頼されている」ということです。候補者から依頼された際に推薦者様の方は「弱みなどを可能な限り隠して、良い部分だけを伝えよう」と思ってしまうかもしれません。ただ、本当に採用候補者のことを考えるのであれば、強みも弱みも全て本音で伝えるべきです。そうすることによって、候補者の転職失敗を未然に防ぐことができ、上述のように、入社後、安心して働ける環境作りの一助になることは間違いないです。また、リファレンスチェックは大体2名以上にヒアリングをすることが多いため、その2名が全く違った回答をしていた場合、候補者に対する不信感にも繋がりかねません。だからこそ、回答者は素直に採用候補者のことを企業担当者に伝えるべきです。

まとめ

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リファレンスチェックは企業担当者・採用候補者共にメリットがある

現在の日本では、まだリファレンスチェックはネガティブと考えられていることが多いですが、リファレンスチェックの実施内容や目的を少しアレンジを加えて、正しく候補者に伝えることさえできれば、お互いにとってメリットを感じられる採用手法となると言えるでしょう。

面接前に実施することで効果を最大化することができる

リファレンスチェックを元々ご存知の方であれば、最終面接を終えたタイミングで実施することが一般的であると考えられていると思いますが、リファレンスチェックのレポートを元に面接をすることで「この弱み、強みを持っている候補者が弊社では活躍できるのだろうか」という視点で面接を行うことができます。